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Compte-rendu de l’Assemblée Générale 2022
jeudi 31 mars 2022 par Jacques
PRESENTS – ABSENTS EXCUSES
MEMBRES DU BUREAU : (12)
- Jean CHALUMEAU – Président
- Anne-Laure GROSJEAN– Vice-Présidente
- Hélène HARTER – Secrétaire
- Jacques PROFILLET – Responsable multimédia
- Jean PERDRISET –Assistant technique
- Rosanne FOURDRINIER – Trésorière
- Franck MARTIN – Responsable organisation
- Didier CLAUDON – Intendant matériel
- Edmond SIRURGUET – Assistant technique
- Alain CREUX – Intendant matériel
- Jean-Philippe PETAZZI – Assistant technique
- Christian MONIN – Assistant technique
- Jean-Marc FRELIH – Délégué commune
ASSOCIATIONS : (8)
- Les Amis du Muguet représenté par Jacqueline DAMONGEOT
- Comité de Jumelage représenté par Philippe MALANDRE
- Cerf-Volant représenté par Véronique BUFFET
- Vit en Forme représenté par Jean-Michel BELLOT
- Billard Club représenté par Edmond SIRURGUET
- Le Verdot représenté par Bernard RIZET
- Pétanque Longchampoise représentée par Thierry MANIERE
- Association La Fontaine représentée par Mme BOUCHARD
A signaler : l’association de la Fontaine n’a pas rendu la fiche de demande
d’adhésion avec les noms des membres du bureau. Après contact avec le
président, une décision sera prise lors de la prochaine réunion de bureau.
ADHERENTS : (46)
Noëlle ANTHONIOZ, Josiane BELLOT, Christophe BONNET, Jean-Marie BOUCHARD, Sandrine BOUTON, Michel BUFFET, Françoise CHALUMEAU, Maurice COCHE, Francis CREUX, Nicolas DEGREMONT, Cyril DHORNE, Maxime FOURDRINIER, Claudette et Serge GAY, Roland GOUJON, Alain GROSJEAN, Michaël GUYOT, Aurélien JEUVREY, Olivier LEBLANC, Gilles et Cathia LEMAITRE , Ghislaine LINARES, Christian MARTINENT, Mickaël MEDOLA, Jean-Louis MEDOLA, Patrice MOREAU, Aurélie et Laurent MOUGIN , Liliane MUGNERET, Caroline et Romain PELLENARD, Alice PERDRISET, Peggy PERDRISET, Emmanuel PERDRISET, Jacques PROST, Nadège QUESNEL, Gérard REY, Françoise et Daniel RINQUIN, Christiane RIZET, Muriel ROY, Gabrielle TESTORI, Robert TESTORI, Lionel TISSIER, Jean-Michel VADOT, Bernard VERRIERE .
ORDRE DU JOUR
1. Rapport moral du Président
2. Rapport de la Secrétaire : Bilan de l’année
3. Rapport du Trésorier : Bilan financier
4. Election du bureau directeur
5. Gestion des locations
6. Travaux divers
7. Investissement matériel
8. Questions diverses
Le président ouvre la séance à 17H 30.
1. RAPPORT MORAL DU PRESIDENT
Lecture est faite par le Président - Jean CHALUMEAU de son rapport moral 2021
2. RAPPORT DE LA SECRETAIRE
Lecture par Hélène de son rapport annuel
3. RAPPORT DU TRESORIER :
Le bilan financier présente un bénéfice de 42.43€ pour l’année 2021 ce qui porte la
situation des comptes du comité des fêtes au 31/12/2021 à 11 006.68€ contre
10 964.25€ en 2020.
Les dépenses et recettes par article sont commentées et détaillées au tableau au vu d’un fichier présenté sur vidéo : manifestations, dépenses administratives, fonctionnement,investissements et réceptions, recettes locations, subventions, cotisations…
Compte approuvé et adopté à l’unanimité.
4. ELECTION DU BUREAU DIRECTEUR
Rappel :
ART 8 : Le comité des fêtes élit chaque année en assemblée générale son bureau directeur au scrutin secret ou à main levée si le nombre de candidats n’excède pas le nombre maximum fixé par l’assemblée générale.
Le bureau directeur est composé de douze membres au plus :
- Un(e) président et un(e) vice-président(e)
- Un(e) secrétaire et un(e) secrétaire adjoint(e), un (une) trésorier(e) et un(e) trésorier(e) adjoint(e) Six membres au plus chargés de l’organisation, de la gestion, de l’intendance, de la maintenance.
Accueil de Rosanne FOURDRINIER qui a repris la comptabilité en remplacement de Muriel ROY, démissionnaire du bureau mais qui reste adhérente au comité des fêtes.
Le Président ajoute que les autres 11 membres qui composent le bureau sont d’accord pour renouveler leur mission au sein du bureau. Compte tenu de l’article 8 des statuts précités, le vote a lieu à mainlevée.
A la question : qui est contre – aucune objection
A la question :qui s’abstient– aucun
Les 12 membres du bureau sont élus ou réélus pour l’exercice 2022.
5. GESTIONS DES LOCATIONS
Présentation des bons de commande de vaisselle et/ou de matériel que l’on retrouve sur le site du comité des fêtes. Sur ces bons de commandes figure le nom des responsables avec leurs coordonnées ainsi que les informations importantes afférentes au chargement, déchargement, transport, horaires d’appel, etc….
Par rapport à l’an passé, pas de changement des responsables :
- Hélène HARTER pour la vaisselle – Tél : 03.80.37.89.77 ou 06.44.72.30.13 ou heleneharter@orange.fr
- Didier CLAUDON pour le matériel de 18h à 19h au 06 27 02 35 27 ou christelleduchet@hotmail.fr
6. TRAVAUX DIVERS
Inventaire des bâches : Le président précise qu’un inventaire complet des bâches a été effectué par Didier CLAUDON, Christian MONIN, Edmond SIRURGUET, Bernard RIZET et Alain GROSJEAN.
On s’aperçoit qu’il y a un gros souci dans le rendu des matériels généralement par les associations de Longchamp qui rendent les bâches sales ou mouillées et sans en informer les responsables. On note très peu de retour défectueux par les particuliers ou les associations extérieures à la commune. Le président explique que ce n’est pas comme la vaisselle qui peut être contrôlée pièce par pièce lors du rendu et qu’il est impossible à un seul intervenant de déballer les barnums pour contrôle.
Changement des tuyaux de gaz : Jean Philippe PETAZZI s’est occupé de changer tous les tuyaux de gaz des matériels.
Nettoyage du mobilier : C’est Franck MARTIN qui s’est attelé à cette tâche.
Maintenance des équipements : Une maintenance est nécessaire tout au long de l’année et le président remercie tous les bénévoles disponibles qui répondent à l’appel dès qu’un entretien ou une maintenance est nécessaire.
7. INVESTISSEMENT MATERIEL
Changement des bâches : Présentation de la liste des barnums.
Alain CREUX explique qu’il rencontre des problèmes avec les loueurs qui ne viennent pas en nombre pour le chargement ou le déchargement et avec du matériel de transport non approprié. Thierry MANIERE suggère d’indiquer le poids des barnums sur les caisses et également sur la liste des bons de commande. Très bonne suggestion.
Le président indique qu’à la suite de l’inventaire, il s’avère que certaines bâches doivent être complétées par des côtés, d’autres en mauvais état remplacées et donc qu’un grand nombre de bâches neuves devraient être acquises au cours de l’année.
Achats :
Manges-debout déjà réalisé et qui sont étrennés ce soir.
A l’étude achat de diables pour les barnums pliants avec les sangles adéquates.
Egalement à l’étude, une armoire chauffante ou chauffe assiettes qui a été retirée de la salle des fêtes par la COM/COM avec l’accord de la municipalité et qui est pourtant indispensable pour des manifestations avec repas traiteur. Cet achat sera proposé à la location tout comme le congélateur.
Problème avec notre service de verres Napoli. Ce modèle n’existe plus et devra être remplacé au fur et à mesure. Anne-Laure propose de lancer un appel sur internet auprès des fournisseurs ou d’autres associations qui détiennent ces mêmes verres et qui veulent s’en débarrasser. Compte tenu du nombre de verres en stock, cette solution retarderait l’achat d’un service complet de remplacement.
8. QUESTIONS DIVERSES
Dates des manifestations 2022 2023
- Soirée Saint Patrick : Samedi 26 mars 2022 — Samedi 18 mars 2023
- Vide greniers : Dimanche 24 avril 2022 — Dimanche 23 avril 2023
- Journée amicale : Samedi 25 juin 2022 — Samedi 24 juin 2023
- Bal du 14 juillet En fonction des dates décidées par la municipalité
- Journée champêtre : Samedi 3 septembre 2022 — Samedi 2 septembre 2023
- Soirée Beaujolais : Samedi 19 novembre 2022 — Samedi 18 novembre 2023
Cotisations 2023
La cotisation a été fixée à 5€ par adhérent et 7.50€ par couple. Le bureau propose de maintenir cette cotisation pour 2023. Les membres présents adoptent cette décision à l’unanimité.
Notes de frais
Le président rappelle aux bénévoles qui utilisent leur véhicule personnel pour les besoins du comité des fêtes qu’ils doivent remplir une note de frais pour le remboursement de leurs kilomètres. Présentation de la note de frais à compléter et disponible auprès de Jean ou d’Hélène.