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Compte-rendu de l’Assemblée Générale 2020

dimanche 24 mai 2020   par Jacques

PRESENTS – ABSENTS EXCUSES

MEMBRES DU BUREAU : (12)

  • Jean CHALUMEAU – Président
  • Anne-Laure GROSJEAN– Vice-Présidente
  • Jacques PROFILLET – Responsable multimédia
  • Jean PERDRISET - Trésorier
  • Franck MARTIN – Responsable organisation
  • Didier CLAUDON – Intendant matériel
  • Edmond SIRURGUET – Assistant technique
  • Hélène HARTER – Secrétaire
  • Muriel ROY – Trésorière adjointe
  • Alain CREUX – Intendant matériel
  • Jean-Philippe PETAZZI – Assistant technique
  • Christian MONIN — Délégué Intendance
  • Jean-Marc FRELIH – Délégué commune (1)

ASSOCIATIONS : (7)

  • Les Amis du Muguet représenté par Jacqueline DAMONGEOT
  • Comité de Jumelage représenté par Philippe MALANDRE
  • Cerf-Volant représenté par Véronique BUFFET
  • Vit en Forme représenté par Jean-Michel BELLOT
  • Billard Club représenté par Michel ENGELMAN
  • Le Verdot représenté parMaurice COCHE
  • Jean-Paul DHORNE - Pétanque Longchampoise

ADHERENTS : (52)

Line ALZON, Noëlle ANTHONIOZ,Josiane BELLOT, Jean-Marie BOUCHARD, Sandrine
BOUTON, Michel BUFFET, Françoise CHALUMEAU, Denis CHANUSSOT, Francis CREUX,
Nicolas DEGREMONT, Cyril DHORNE, Maxime et Rosanne FOURDRINIER, Vincent
FRASCOLLA
,Hélène et Guillaume GADOUD, Claudette et Serge GAY,Marie-Claire et
Roland GOUJON,Alain GROSJEAN, Michaël GUYOT, Aurélien JEUVREY, Olivier LEBLANC,
Gilles et Cathia LEMAITRE , Ghislaine LINARES, Joël et Thierry MANIERE, Romain
MARIOTTE, Mickaël MEDOLA, Jean-Louis MEDOLA, Patrice MOREAU, Aurélie et Laurent
MOUGIN , Liliane MUGNERET, Caroline et Romain PELLENARD, Alice PERDRISET, Peggy
et Emmanuel PERDRISET, Stéphane PRAT, Nadège QUESNEL,Gérard REY, Françoise et
Daniel RINQUIN,Bernard et Christiane RIZET, Gabrielle et Robert TESTORI, Jean-Michel
VADOT, Bernard VERRIERE .

ORDRE DU JOUR

1. Rapport moral du Président
2. Rapport de la Secrétaire : Bilan de l’année
3. Rapport du Trésorier : Bilan financier
4. Présentation de l’inventaire du matériel
5. Election du bureau directeur
6. Manifestations 2020
7. Gestion des locations, bons de commande
8. Règlementation en matière d’hygiène
9. Règlementation en matière d’écologie
10. Travaux divers : maintenance, rangement
11. Décisions ou remarques annuelles : cotisations…

Le président ouvre la séance à 18H 30.

RAPPORT MORAL DU PRESIDENT

Lecture est faite par le Président - Jean CHALUMEAU de son rapport moral 2019

PDF - 25.6 ko
Rapport Moral
PDF - 25.3 ko
Rapport de la FNCOF

RAPPORT DE LA SECRETAIRE : Hélène HARTER

PDF - 33.6 ko
Rapport de la secrétaire

RAPPORT DE LA TRESORIERE :Muriel Roy

PDF - 633.5 ko
Rapport de la trésorière

PRESENTATION DE L’INVENTAIRE DU MATERIEL

Présentation du tableau des matériels entreposés dans chaque local.Cet inventaire est transmis chaque année à la mairie.
Coût valeur à neuf : 66 000€
Pour information, les différents tableaux seront mis à disposition sur le site du comité.

ELECTION DU BUREAU DIRECTEUR

Rappel :
ART 8 : Le comité des fêtes élit chaque année en assemblée générale son bureau directeur au scrutin secret ou à main levée si le nombre de candidats n’excède pas le nombre maximum fixé par l’assemblée générale.
Le bureau directeur est composé de douze membres au plus :
• Un(e) président et un(e) vice-président(e)
• Un(e) secrétaire et un(e) secrétaire adjoint(e), un (une) trésorier(e) et un(e) trésorier(e) adjoint(e)
Six membres au plus chargés de l’organisation, de la gestion, de l’intendance, de la maintenance

Le Président précise que Claudette GAY – intendante services ne renouvelle pas sa fonction au titre du bureau mais reste adhérente au comité des fêtes.

Suite à l’appel à candidatures, Christian MONIN s’est manifesté pour faire partie du bureau du comité.

Le Président ajoute que les autres 11 membres qui composent le bureau sont d’accord pour renouveler leur mission au sein du bureau. Compte tenu de l’article 8 des statuts précités, le vote a lieu à mainlevée.

A la question : qui est contre – aucune objection
A la question :qui s’abstient– aucun

Les 12 membres du bureau sont élus ou réélus pour l’exercice 2020.

  • JEAN CHALUMEAU
  • DIDIER CLAUDON
  • ALAIN CREUX
  • ANNE LAURE GROSJEAN
  • HELENE HARTER
  • FRANCK MARTIN
  • CHRISTIAN MONIN
  • JEAN PERDRISET
  • JEAN PHILIPPE PETAZZI
  • JACQUES PROFILLET
  • MURIEL ROY
  • EDMOND SIRURGUET

MANIFESTATIONS 2020

  • Soirée St Patrick avec la bière de Longchamp le samedi 21 mars Salle des fêtes
  • Vide greniers samedi 18 avril après midi Place du château
  • Journée amicale le samedi 27 juin.Complexe sportif
  • Pas de jeux interquartiers
  • Journée champêtre le samedi 5 septembre Etang du mitron
  • Soirée Beaujolais le samedi 21 novembre Salle des fêtes

GESTIONS DES LOCATIONS – BONS DE COMMANDES

Location ou prêts vaisselle : (gestion Hélène)

  • 33 astreintes pour un montant de : 1067.60 € c/ 487.50€ en 2018
  • 17 locations payantes aux particuliers c/10 locations en 2018.
  • 11 prêts gratuits que ce soit pour la commune ou les sociétés adhérentes.
  • 5 prêts moyennant finances aux associations adhérentes pour leurs manifestations à caractère payant.

Pas d’augmentation en 2020 des tarifs de location de vaisselle.
Modification du tableau de location de vaisselle qui exclut dorénavant les locations tels que poêles à paella, bain marie, etc… Encore des dysfonctionnements sur des rendus impropres. Avec ces incorrections davantage de temps consacré à la vérification pièce par pièce.

Locations ou prêt matériel barnums, tables, bancs et chaises : (gestion Didier et Alain)

  • 38 astreintes pour un montant de : 1535.60 €
  • 26 locations payantes
  • 6 locations gratuites pour les sociétés ou établissements publics.
  • 6 prêts moyennant finances aux associations adhérentes.

Pas d’augmentation en 2020 des tarifs de location de matériel.

A ces 71 astreintes cumulées pour vaisselle et matériel, il faut ajouter 23 astreintes supplémentaires pour autres matériels gérés directement par Jacques ou Jean pour un montant de 452.60€.

Davantage de sorties pour les locations en 2019 ce qui explique la plus-value réalisée par rapport à 2018

Bilan des locations (sous forme de tableaux)

Présentation du bilan des locations avec quelques commentaires concernant notamment les temps d’interventions estimés.

COMMENTAIRES

TEMPS D’INTERVENTION : Pour les sociétés, la durée est très certainement à augmenter. C’est souvent un weekend d’astreinte !

DECISIONS 2019 : Une décision a été prise en 2019.
Après proposition du bureau, acceptation par les sociétés présentes à la réunion du 28 novembre 2018, confirmation en AG 2018 du 2 février 2019 et dans le respect des statuts, il a été acté de demander une participation financière aux sociétés afin de récompenser les bénévoles.
Une remise en cause de cette décision a particulièrement surpris ; le président en a discuté avec les intéressés mais regrette les commérages dans la rue ! C’est toujours dangereux et souvent déformé ! Le dialogue, c’est beaucoup mieux !

De plus, il n’est pas question de demander une participation financière conséquente. Nous l’avons fixé à 30% du tarif normal mais elle est souvent inférieure sachant que l’on ne compte pas tout le matériel.
Cette participation n’est pas demandée pour du matériel utilisé pour des réunions mais seulement lorsqu’il y a des recettes et dépenses quelles qu’elles soient !
J’ajoute que ce petit geste demandé aux sociétés aurait dû ou pu venir d’elles-mêmes.

Plus impressionnant et incroyable ! : Nous avons pu constater que des personnes que nous ne citerons pas, osent demander la gratuité du matériel en découvrant d’un seul coup que le comité existe et possède du matériel alors qu’ilsn’ont jamais été présents à une manifestation ; c’est incorrect, maladroit, incompréhensible. Mais c’est possible pour certains !

RAPPEL de l’art. 3 des statuts qui précise : L’adhésion de nouveaux adhérents ou de nouvelles associations au comité des fêtes doit être validée par le conseil d’administration du comité. Celui-ci est composé du bureau directeur, des présidents des associations adhérentes, d’un représentant du conseil municipal et d’un représentant des écoles.

Le président de la nouvelle association des parents d’élèves fait ce qu’il peut, est excusé ce soir mais le président du comité des fêtes regrette de ne pas avoir reçu la fiche d’adhésion au comité avec la liste des représentants.
Compte tenu que Vincent FRASCOLLA, président de cette nouvelle société et que certains membres de cette même société de parents d’élèves adhèrent depuis plusieurs années au comité des fêtes, le président du comité des fêtes et les membres du bureau ont fait une entorse aux statuts pour faire bénéficier cette toute nouvelle association des tarifs préférentiels accordés à toute association adhérente.

Pour tout cela, nous ferons des propositions dans quelques semaines et en concertation avec les sociétés, définir comment nous pouvons améliorer notre collaboration ou…
Le comité des fêtes souhaite à l’association des parents d’élèves pleine réussite lors de ses manifestations.

PRESENTATION DES RESPONSABLES
Enfin nous présentons les responsables des locations et il est bien sûr inutile de passer par le président ; c’est du temps perdu !

VAISSELLE :
Hélène HARTER – Tél : 03.80.37.89.77 ou 06.44.72.30.13 ou heleneharter@orange.fr

BARNUMS/MOBILIER
Didier CLAUDON de 16h à 20h au 06 27 02 35 27 – christelleduchet@hotmail.fr

MATERIEL SPECIFIQUE
Jacques PROFILLET - 06 12 94 94 40 – jacques.profillet@sfr.fr

REGLEMENTATION EN MATIERE D’HYGIENE

Dossier en annexe qui peut également servir aux présidents des autres associations.

Vente de produits


Organisation des repas

REGLEMENTATION EN MATIERE D’ECOLOGIE

Dossier en annexe qui peut également servir aux présidents des autres associations.


Utilisation des plastiques

TRAVAUX DIVERS – MAINTENANCE – RANGEMENT

Sous la direction de Romain MARIOTTE, rendez-vous est fixé le 22 février prochain à 8 heures devant les box pour remonter le barnum pliant.

Alain CREUX, Alain GROSJEAN, Bernard RIZET sont volontaires pour donner la main.
Alain GROSJEAN n’étant pas présent à cette réunion, si cette date ne lui convient pas, il faudra reporter car nécessité d’être au minimum 4 pour ce travail.

Un exemple ici présent de la difficulté à recruter 4 personnes sur 72 adhérents pour la maintenance du matériel.

DECISION OU REMARQUES ANNUELLES - COTISATIONS

COTISATIONS DES MEMBRES
Rappel : la cotisation a été fixée à 5€ par adhérent et 7.50€ par l’AG en 2020. Le bureau propose de maintenir cette cotisation pour 2021. Il est encore temps d’inscrire votre conjoint (e) surtout s’il ou elle donne la main quelquefois.

ASSURANCES
Lorsque le comité prête son matériel à qui que ce soit c’est l’assurance du locataire qui fonctionne. Le plus étonnant pour une manifestation organisée par le comité, l’assurance ne fonctionne pas. Le comité n’est assuré que pour le vol dans le local, les dégâts des eaux, l’incendie, les risques locatifs et bien entendu la responsabilité civile et en plus l’aide juridique si besoin.

INTERVENTION DE MONSIEUR LE MAIRE

Jacques PROST prend la parole et indique que le weekend du 7 au 9 est riche en activités à la salle des fêtes puisqu’après l’assemblée générale du comité des fêtes c’est la nouvelle association de parents d’élèves qui organise un bal costumé.

Monsieur le maire n’est pas avare de « merci ».
• Merci de la part de la commune pour les aides apportées par le comité des fêtes à l’organisation de manifestation municipale, son efficacité, sa transparence sur la gestion annuelle, la multitude d’astreintes qui pèsent sur les épaules des responsables.
• Merci au Président,
• Merci aux membres du bureau,
• Merci aux adhérents,
qui participent au « bien vivre » et « bon vivre » à Longchamp.

Monsieur le maire remercie personnellement le président Jean CHALUMEAU pour son bilan financier très satisfaisant et termine en ajoutant qu’il peut comprendre quelques amertumes vu les difficultés à fédérer des volontaires pour un partage du travail au sein du comité.

Après l’intervention de Monsieur le maire, le président souhaite à tous de passer une bonne soirée en appelant les adhérents à consulter le tableau de services pour la soirée.

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