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Compte-rendu de l’Assemblée Générale 2019

lundi 11 février 2019   par Jacques

Associations :

  • Les Amis du Muguet représenté par Jacqueline DAMONGEOT
  • Comité de Jumelage représenté par Philippe MALANDRE
  • Cerf-Volant représenté par Véronique BUFFET
  • Vit en Forme représenté par Jean-Michel BELLOT
  • Billard Club représenté par Michel ENGELMAN
  • Le Verdot représenté par Maurice COCHE
  • Pétanque Longchampoise - Absent excusé Jean-Paul DHORNE

Membres du bureau :

  • Jean CHALUMEAU – Président
  • Anne-Laure GROSJEAN– Vice-Présidente
  • Jacques PROFILLET – Responsable multimédia - Absent excusé
  • Jean PERDRISET - Trésorier
  • Franck MARTIN – Responsable organisation
  • Didier CLAUDON – Intendant matériel
  • Edmond SIRURGUET – Assistant technique
  • Hélène HARTER – Secrétaire
  • Muriel ROY – Trésorière adjointe
  • Claudette GAY – Secrétaire adjointe
  • Alain CREUX – Intendant matériel
  • Jean-Philippe PETAZZI – Assistant technique
  • Jean-Marc FRELIH – Délégué commune

Adhérents présents :
Noëlle ANTHONIOZ,Josiane BELLOT, Sandrine BOUTON, Michel BUFFET, Christelle CLAUDON,Francis CREUX, Hélène et Guillaume GADOUD, Serge GAY,Marie-Claire et Roland GOUJON, Alain GROSJEAN, Michaël GUYOT, Olivier LEBLANC, Gilles et
Cathia LEMAITRE , Mickaël MEDOLA, Jean-Louis MEDOLA, Christian MONIN, Liliane MUGNERET, Alice PERDRISET, Peggy et Emmanuel PERDRISET, Nadège
QUESNEL, Gérard REY, Françoise et Daniel RINQUIN, Bernard et Christiane RIZET, Robert TESTORI, Jean-Michel VADOT, Bernard VERRIERE .

Absents excusés :
Jean-Marie BOUCHARD, Françoise CHALUMEAU, Denis CHANUSSOT, Nicolas DEGREMONT, Cyril DHORNE, Maxime et Rosanne FOURDRINIER, Vincent FRASCOLLA, Aurélien JEUVREY, Thierry MANIERE, Romain MARIOTTE, Martine MENEY, Patrice MOREAU, Aurélie et Laurent MOUGIN.

Ordre du jour

1. Rapport moral du Président et bilan des dix dernières années
2. Présentation du matériel et des procédures
3. Rapport de la Secrétaire : Bilan de l’année
4. Rapport du Trésorier : Bilan financier
5. Election du bureau directeur
6. Présentation du nouveau logo
7. Remarques annuelles et questions diverses

Le président ouvre la séance à 18H en saluant les participants venus nombreux à cette assemblée générale

RAPPORT MORAL DU PRESIDENT

Lecture est faite par le Président - Jean CHALUMEAU de son rapport moral 2018

PDF - 347.1 ko
Rapport Moral
voir Présentation sur tableaux des différents bilans

PRESENTATION DU MATERIEL ET DES PROCEDURES
Présentation d’un PowerPoint élaboré par Hélène HARTER et Anne Laure LEPAUL de 36 diapos qui retrace tous les lieux de stockage, les achats et la maintenance des dix dernières années.
Présentation également de 2 procédures élaborées par le Président pour
permettre de ne rien oublier lors de l’organisation des vide-greniers et jeux interquartiers

PDF - 199 ko
procédures manifestations
PDF - 201.7 ko
procédures des jeux I Q

RAPPORT DE LA SECRETAIRE : Hélène HARTER

PDF - 503.6 ko
Rapport de la secrétaire

RAPPORT DU TRESORIER : Muriel Roy

PDF - 238.5 ko
Rapport du trésorier
à voir également ici

Les sociétés adhérentes et les établissements publics recevront le bilan exact avec les montants des comptes bancaires, espèces et stocks à la date du 31/12/2018.

ELECTION DU BUREAU DIRECTEUR

Le Président indique que malgré l’appel à candidatures, personne ne s’est manifesté pour faire partie du bureau du comité.
Le Président ajoute que les 12 membres actuels qui composent le bureau sont d’accord pour renouveler leur mission au sein du bureau. Compte tenu de l’article 8 des statuts, le vote a lieu à mainlevée.
A la question : qui est contre – aucune objection
A la question : qui s’abstient - aucun
Les 12 membres du bureau sont maintenus pour l’exercice 2019.

PRESENTATION DU NOUVEAU LOGO

Décision du président de changer le logo du Comité.
Le comité des fêtes à l’autorisation de Jacques PROST, maire de Longchamp, d’utiliser le blason de la commune. Présentation d’une esquisse qui montre le blason et l’intitulé. Le cahier des charges sera donné à un professionnel (graphiste) qui accepte bénévolement de nous faire des propositions. (à suivre).

REMARQUES ANNUELLES ET QUESTIONS DIVERSES

(Avec redite année après année pour certains postes. Ecrits indispensables pour les
nouveaux arrivants et pour les autres, se remémorer les règles qui régissent notre
association).

- 1 - COTISATIONS DES MEMBRES
Rappel : la cotisation a été fixée à 5€ par adhérent et 7.50€ par couple pour l’exercice 2019. Le bureau propose de maintenir cette cotisation pour 2020. Il est encore temps d’inscrire votre conjoint(e) surtout s’il ou elle donne la main quelquefois.
De plus, en cas d’incident lors d’une manifestation, ils seront couverts par l’assurance du comité des fêtes. Ce n’est pas pour faire du nombre mais c’est préférable d’avoir des adhérents actifs même une fois dans l’année que des adhérents qui ne participent pas du tout ; pour ceux-ci, nous prenons parfois la décision de les radier ; nous préférerions qu’ils quittent d’eux-mêmes.
Merci aux nouveaux adhérents de communiquer à Hélène, leur adresse, n° de téléphone, adresse mel pour l’envoi des convocations et comptes-rendus de réunion.
heleneharter@orange.fr

- 2 - ASSOCIATIONS ADHERENTES
Les adhésions au comité sont soumises aux articles 3 et 18 des statuts.
Suite à la réunion de bureau et des présidents d’associations, il a été décidé que les associations seront soumises à un règlement de location de 30% du tarif habituel. Les demandes pour des réunions par exemple ne sont pas concernées.
Il parait normal que les sociétés utilisant beaucoup de matériel participent financièrement pendant que d’autres participent sans utiliser ce matériel.
Cette somme sera un plus pour le comité qui doit « récompenser » les membres très occupés par les travaux et la gestion du comité. Cela ne concerne pas les participations aux manifestations, le casse-croute étant offert et cela doit rester du bénévolat. Cette proposition, après renseignement auprès de la fédération, est possible ; il est préférable d’éviter une distribution financière mais plutôt d’offrir un cadeau ou une invitation repas par exemple.
Attention ! mesdames et messieurs les présidents d’association de ne plus faire sortir du surplus de vaisselle et de matériel lors de vos manifestations, cela vous en coûterait.

- 3 - BONS DE COMMANDE
Les sociétés doivent respecter la même procédure que les particuliers à savoir le dépôt d’un bon de commande.Transmettre les bons de commande dès que vos dates sont fixées.

  • Vaisselle : Hélène Harter
  • Chapiteaux et tables et mobiliers : Didier Claudon.

Parfois, Didier et Alain assurent le transport du matériel et le début du montage des chapiteaux pour les particuliers. Par contre, le surplus demandé est de 15€ pour un transport et 25€ pour deux transports.

- 4 - UTILISATION DU MATERIEL
Quelques rappels
Les tables et bancs doivent être rangés plateaux sur plateaux. Si l’on découvre du matériel en panne ; la moindre des choses est de prévenir et de signaler.
Le matériel souffre pour multiples raisons : après les manifestations, nous sommes souvent pressés d’en finir avec le rangement ; c’est un peu normal mais peut être faut-il faire des efforts pour éviter de détériorer ou de casser ; merci également de ne pas trop charger les remorques, mieux vaut faire plusieurs voyages, cela évitera de fatiguer les châssis et les roues, et en plus une autre manipulation s’imposera sans doute pour remédier aux dysfonctionnements.
Dans l’ensemble, on fait moins attention au matériel des autres qu’à son propre matériel !

- 5 - INVENTAIRE DU MATERIEL
PRESENTATION
Les listes complètes de matériel sont présentées sur un fichier informatique.
Chaque année, nous supprimons le matériel recyclé et ajoutons le nouveau matériel.
A titre indicatif le matériel du comité est évalué à près de 68000€, valeur à neuf.

- 6- ASSURANCES
Lorsque le comité prête son matériel à qui que ce soit c’est l’assurance du locataire qui fonctionne. Le plus étonnant pour une manifestation organisée par le comité, l’assurance ne fonctionne pas. Le comité n’est assuré que pour le vol dans le local, les dégâts des eaux, l’incendie, les risques locatifs et bien entendu la responsabilité civile et en plus l’aide juridique si besoin.

- 7- INFORMATION FNCOF
Une pétition a été proposée aux adhérents pour être transmise aux instances. Rappelons que lors des manifestations, l’organisateur doit mettre en place toutes les possibilités pour assurer la sécurité mais également assumer tous les frais éventuels. En effet, à l’avenir, nous pourrions être obligés de faire appel à un service d’ordre pour nos organisations de plein air et bien sûr le financer. C’est beaucoup trop pour les petites associations. En réalité, ce qui se cache derrière tout cela, c’est de laisser l’organisation des manifestations à des sociétés privées qui pénètrent le monde associatif pour gagner de l’argent au détriment de nos associations et qui elles, ont les moyens d’assurer la sécurité. La pétition porte aussi sur les règlements de la SACEM et du SPREE qui sont trop mal calculés pour les associations.

- 8 - HYGIENE ET ECOLOGIE
Nousdevons être vigilants en matière d’hygiène : ports de gants alimentaires, interdiction de fumer derrière les stands alimentation, tenue des stands. Deux sacs de torchons ; l’un destiné aux barbecues, friteuses et service, l’autre à la vaisselle. Ces chiffons sont jetés après utilisation. Le nettoyage des tables, des planchas, des friteuses, des réfrigérateurs, c’est à l’utilisateur de l’assurer ! Pour la tireuse à bière qui doit être nettoyée après chaque utilisation, le comité s’en charge.
Après l’achat des gobelets réutilisables, nous poursuivons notre désir de réduire l’utilisation des plastiques.
- Les assiettes plastiques seront dorénavant remplacées par des barquettes en carton ou bien par nos assiettes faïence,
- les barquettes frites plastiques par des barquettes en carton.
A noter que les sandwichs et les gaufres seront servis dans des sacs papier.

- 9 - BOX SUPPLEMENTAIRE
Suite à notre demande, la commune a décidé d’attribuer au comité un box supplémentaire à l’ancienne faïencerie ce qui permettra de dégager les deux premiers box.
Il convient de déblayer ce box de palettes de moules. La commune a contacté une entreprise pour préparer un espace en forêt où seront déposés ces moules afin de renforcer les chemins mais avec un coût bien entendu.
Dans un premier temps, le travail avait été programmé pour ce samedi 2 février mais les conditions atmosphériques et le manque de travailleurs à cette date nous a contraints de reporter. Il convient de proposer une date entre nous.
Si vous en avez la possibilité, apportez un merlin (masse) et munissez-vous de gants.
Pour une bonne organisation, veuillez nous prévenir de votre participation dès que possible (sms ou appel) au 06.12.90.28.77.
Une proposition de date interviendra fin mars, début avril.

INTERVENTION DE MONSIEUR LE MAIRE

Monsieur le Maire fait une brève intervention pour saluer la dynamique du comité des fêtes et réitérer ses applaudissements au Président et à l’équipe toute entière. Il précise que le comité fonctionne comme une entreprise, avec des comptes transparents qui respirent la bonne santé de l’association. Il remercie tous ceux qui ont organisé l’apéritif et le repas et nous souhaite une bonne soirée.

Le président souhaite à tous de passer une bonne soirée.

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