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Compte-rendu de l’Assemblée Générale 2017

mercredi 22 mars 2017   par Muriel

Associations présentes :

  • Les Amis du Muguet représenté par Jacqueline DAMONGEOT
  • Comité de Jumelage représenté par Philippe MALANDRE
  • Cerf Volant représenté par Véronique BUFFET
  • Vit en Forme représenté par Jean-Michel BELLOT
  • Billard Club représenté par Michel ENGELMAN
  • Le Verdot représenté par Robert TESTORI et Maurice COCHE
  • Excusée Cécile BRECHAT - Fan Club Michel Orso -* Excusé – Jean-Paul DHORNE - Pétanque Longchampoise

Membres du bureau :

  • Jean CHALUMEAU– Président
  • Anne-Laure LEPAUL - Vice Président
  • Jacques PROFILLET – Webmaster
  • Jean PERDRISET - Trésorier
  • Franck MARTIN – Délégué organisation
  • Didier CLAUDON – Intendant matériel
  • Edmond SIRURGUET – Délégué signalisation
  • Hélène HARTER – Secrétaire

Adhérents présents :
Josiane BELLOT, Christelle DUCHET, , Alain et Francis CREUX, Nicolas DEGREMONT, Maxime FOURDRINIER, Vincent FRASCOLLA, Jean-Marc FRELIH, Claudette GAY, Roland GOUJON, Aurélien JEUVREY, Olivier LEBLANC, Gilles LEMAITRE , Mickaël MEDOLA, Jean-Louis MEDOLA, Liliane et Michel MUGNERET, Christian MONIN, Aurélie MOUGIN, Daniel MOYEUX , Alice PERDRISET, Peggy et Emmanuel PERDRISET, Jean-Philippe PETAZZI, Nadège QUESNEL Gérard REY, Bernard RIZET, Françoise et Daniel RINQUIN, Murielle ROY, Jean-Michel VADOT, Bernard VERRIERE .

Absents avec pouvoir : Françoise CHALUMEAU à Jean CHALUMEAU, Patrice MOREAU à Franck MARTIN et Marie Claire GOUJON à Roland GOUJON

Absents excusés :
Noëlle ANTHONOIOZ, Jean-Pierre BOUCHARD, Cyril DHORNE, Serge GAY, Alain GROSJEAN, Mickaël GUYOT, Thierry MANIERE, Martine MENEY, Frédéric PITILLLONI.

ORDRE DU JOUR

1. Rapport moral du Président
2. Assemblée générale extraordinaire : proposition élargissement du bureau
3. Rapport de la Secrétaire : Bilan de l’année
4. Rapport du Trésorier : Bilan financier
5. Élection du bureau directeur
6. Décisions et questions annuelles
7. Questions diverses

Le président ouvre la séance à 18h en saluant les participants venus nombreux à cette assemblée générale. Le Président indique que quelques adhérents se sont excusés et ont donné leur pouvoir. Le Président remercie Monsieur le Maire de sa présence, ainsi que Marie Noëlle MARION, présidente de la commission vie associative et tous les représentants des diverses associations.

Le Président indique que le comité des fêtes à reçu un courrier de remerciements de la part :

De la société Cerf Volant pour notre participation au Téléthon
De Monsieur le Maire pour notre participation à la fête nationale du 14 Juillet, l’organisation de nos jeux inter-quartiers et de la réception du 11 novembre, remise des diplômes du bénévolat et du concours 30ème anniversaire

RAPPORT MORAL DU PRESIDENT

Lecture est faite par Jean CHALUMEAU - président de son rapport moral 2016.

PDF - 191.2 ko
rapport moral

ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

PROPOSITIONS : CHANGEMENT DES STATUTS ARTICLE 8

Le président présente au tableau l’art. 8 des statuts qui indique que les membres du bureau doivent être élus par l’assemblée générale à bulletin secret et propose une variante, en rouge, pour modifier l’article 8.

ART 8 : Le comité des fêtes élit chaque année en assemblée générale son bureau directeur au scrutin secret ou à main levée si le nombre de candidats n’excède pas le nombre maximum fixé par l’assemblée générale.
Le bureau directeur est composé de douze membres au plus :
• Un(e) président et un(e) vice président(e)
• Un(e) secrétaire et un(e) secrétaire adjoint(e) , un (une) trésorier(e) et un(e) trésorier(e) adjoint(e)
• Six membres au plus chargés de l’organisation, de la gestion, de l’intendance, de la maintenance.
Les candidatures des membres postulant au bureau directeur devront parvenir au président en exercice 10 jours avant l’assemblée générale, délai de rigueur.

Les membres du bureau devront être choisis obligatoirement parmi les membres du comité ayant atteint la majorité légale.
Un conseiller municipal délégué par la municipalité, est chargé des relations entre le comité et la commune. Les conseillers municipaux ne peuvent occuper un poste au bureau directeur.
En cas de vacances, le bureau directeur pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine assemblée générale du comité.

PREMIERE PROPOSITION
Le comité des fêtes élit chaque année en assemblée générale son bureau directeur au scrutin secret ou à main levée si le nombre de candidats n’excède pas le nombre maximum fixé par l’assemblée générale.
La question suivante est posée :
Qui est contre le vote à main levée ; décision adoptée à l’unanimité

DEUXIEME PROPOSITION : ELARGISSEMENT DU BUREAU
Le président indique qu’il souhaite élargir le bureau avec un renforcement de 4 membres supplémentaires pour venir en aide aux membres quelquefois absents lors des manifestations ou pour suppléer les responsables de location de vaisselle et matériel, toujours en cas d’absence, de maladie ou autre empêchement. En réunion de bureau, la moitié des membres doit être présente et la décision finale est obtenue à la majorité des 2/3. Le vote peut-être à main levée sauf si un seul adhérent exige le volte à bulletins secrets.
La question suivante est posée :
Qui est contre l’élargissement du bureau ; décision adoptée à l’unanimité

voir les statuts complets

RAPPORT DE LA SECRETAIRE : Hélène HARTER

Réunions
En 2016 : 9 réunions ont été tenues + l’Assemblée Générale
4 réunions bureau : 7/02 – 15/04 – 12/10 – 6/11- et
2 réunions de bureau élargis avec les présidents d’association les 23/03- 27/07
3 réunions avec adhérents – 06/04 – 18/05 -14/09

Location ou prêts vaisselle
13 locations payantes pour 705.30€. Un peu meilleur que 2015.
7 prêts à la commune pour leurs cérémonies ou manifestations
Quelques autres prêts aux associations : jumelage, les Amis du muguet….

Nouveau tarifs 2017 en ligne sur le site du comité des fêtes avec dorénavant une seule fiche qui regroupe le matériel et le matériel spécifique.
Nouveauté 2017 : Décision d’extension des locations aux communes avoisinantes.
Jean CHALUMEAU intervient pour préciser à Monsieur le Maire qu’il a déposé en Mairie des bons de commande pour la vaisselle à donner aux loueurs de la salle des fêtes et lui demande de bien vouloir intervenir auprès de son secrétariat pour que ces bons soient donnés de façon systématique.

Adhérents
A ce jour 61 adhérents.
Nous avons 11 adhérents 2016 non reconduits et 8 adhérents nouveaux en 2017.

Adhérents non reconduits :
Jean Marc Bourdon et Christophe Montané mutés et qui étaient adhérents pour le billard Longchampois.
Romain Pellenard et Stéphane Prat de l’association « tennis » en sommeil, Nadine et Roger Vadot qui seront présents malgré cela à l’accueil des exposants lors de nos brocantes et vide-grenier ;
Annie Curchod, Manon Jeuvrey, Patrice Mugneret, Florence et Jean Pierre Rossellin pour manque de participation.

Adhérents nouveaux que nous accueillons bien chaleureusement :
Michel Engelmann et Daniel Moyeux pour le billard,
Jean Paul Dhorne, Thierry Manière, Jean-Pierre Bouchard pour la pétanque,
Muriel Roy, Aurélie Mougin, Cyril Dhorne.

Merci aux nouveaux adhérents de bien vouloir communiquer leur mail pour l’envoi des convocations et comptes rendu de réunion.

RAPPORT DU TRESORIER : Jean PERDRISET

Le bilan financier présente un déficit de 542.57€ pour l’année 2016 ce qui porte la situation des comptes du comité des fêtes au 31/12/2016 à 9 345.56 € contre 9 888.13€ en 2015.
Les dépenses et recettes par article sont commentées au tableau au vu d’un fichier présenté sur vidéo : manifestations, dépenses administratives, fonctionnement, investissements et réceptions, recettes locations, subventions, cotisations…
Les sociétés adhérentes et les établissements publics recevront le bilan exact avec les montants des comptes bancaires, espèces et stocks à la date du 31/12/2016.

ELECTION DU BUREAU

Le président informe que des candidats au poste de membres du bureau se sont déjà manifestés suite à l’appel de candidature et nomme les 4 volontaires supplémentaires avant de passer au vote.
Sont élus à main levée : Hélène HARTER, Anne Laure LEPAUL, Jean CHALUMEAU, Didier CLAUDON, Franck MARTIN, Jean PERDRISET, Jacques PROFILLET, Edmond SIRURGUET, Muriel ROY, Claudette GAY, Alain CREUX, Jean-Philippe PETAZZI.
Délégué relation mairie comité : Jean-Marc FRELIH

Le bureau avec les nouveaux membres et le Maire



Le bureau se réunira prochainement pour définir les fonctions de chacun

DECISIONS ET QUESTIONS ANNUELLES

CARTE ADHERENT
Cette carte sera annuelle mais avec des cases au verso qui seront à utiliser lors des manifestations en particulier pour les jeux inter quartiers : pour la gratuité des repas, la boisson. Elle sera nominative et ne pourra être utilisée que par le propriétaire.

COTISATIONS DES MEMBRES
Rappel : la cotisation a été fixée à 5€ lors de l’AG 2016 pour 2017. Le bureau propose de maintenir cette cotisation pour 2018. Par anticipation, il a été proposé que cette cotisation soit de 7.50€ par famille. Il est encore temps d’inscrire votre conjoint (e) surtout le conjoint donne la main quelquefois ; c’est avant tout une question d’assurance.
J’ajoute que ce serait bien de transmettre votre cotisation dès l’appel pour éviter que l’on fasse plusieurs relances pour faciliter notre travail.

ADHESIONS
L’adhésion au comité des fêtes est soumise à l’accord du bureau et à l’article 18 des statuts. Merci aux sociétés qui participent, même parfois sans trop utiliser le matériel. Un effort est demandé à celles qui utilisent parfois beaucoup le matériel sans trop participer.
La pétanque a demandé d’adhérer de nouveau au comité. Le bureau en réunion du 12 février a donné un avis favorable. Les adhérents sont Thierry Manière, Jean-Pierre Bouchard, Jean Paul Dhorne. Toutefois, les membres devront participer activement en particulier au montage démontage des barnums comme ils l’ont promis sinon l’article 18 des statuts sera appliqué.

MATERIELS POUR ADHERENTS
Les adhérents acquittent le même montant que les particuliers en cas de demande de matériel. Cependant : le matériel est prêté gratuitement aux habitants pour les demandes de rassemblement après des funérailles. Certains demandent la salle des sociétés à la mairie, d’autres les chapiteaux au comité.

REGLEMENT DE LOCATION
Le règlement de location est signé par toutes les sociétés ; inutile de le transmettre à chaque demande de matériel. Seulement lors d’un changement de président. Comme il y a une modification du règlement par rapport à celui de 2016, (article 3 qui donne la possibilité de louer aux associations ou habitants des communes avoisinantes) un exemplaire est donné ce jour aux présidents (es) d’association.
Une caution est demandée pour certains matériels en particulier les chapiteaux. Cette caution sert à nous couvrir également des mauvais payeurs.

CONSIGNES D’UTILISATION DU MATERIEL
Des consignes sont données au verso de la feuille règlement de location.
Une mise au point particulière : les tables et bancs doivent être rangés plateaux sur plateaux.
On découvre du matériel en panne ou des verres cassés, des assiettes ébréchées ; la moindre des choses est de prévenir et de le signaler au moment du rendu.

BONS DE COMMANDE
Les sociétés doivent respecter la même procédure que les particuliers à savoir le dépôt d’un bon de commande. Transmettre les bons de commande dès que vos dates sont fixées.
VAISSELLE ET MATERIEL SALLE DES FETES
Hélène HARTER– Tél : 03.80.37.89.77 OU 06.44.72.30.13 ou heleneharter@orange.fr

AUTRES MATERIELS : chapiteaux et mobiliers
Didier CLAUDON contact uniquement de 16 h 00 à 19 h 00 au 06.27.02.35.27

MATERIEL SPECIFIQUE : sono,tireuse,etc...
Jacques PROFILLET 06 2 94 94 40

Pour l’enlèvement et le retour du matériel, voir les responsables.

MATERIEL SPECIFIQUE
Rappel : une participation financière est demandée aux sociétés et établissements publics pour certains matériels lorsque le comité n’est pas dans l’organisation : vidéoprojecteur, ampli sono, parquet.

UTILISATION DES CHAPITEAUX
L’achat de sangles, sabots et piquets a été effectué ainsi que la fabrication de plots afin de mettre tout en œuvre pour que le risque d’incident soit réduit. De plus, je rappelle que l’assurance du particulier ou de la société est d’une grande importance. Décision de mentionner sur le bon de commande qu’une copie de l’assurance en responsabilité civile sera exigée au moment de l’enlèvement du matériel.

DISTRIBUTION DU MATERIEL
Il convient de respecter deux points : les horaires et la main d’œuvre : ce n’est pas aux responsables du comité d’assurer la manutention du matériel.

HYGIENE
Nous devons être vigilants en matière d’hygiène : ports de gants alimentaires voire de charlotte au poste de cuisson, interdiction de fumer derrière les stands alimentation, tenue des stands propre.
Dorénavant deux sacs de torchons ; l’un destiné aux barbecues, friteuses et service, l’autre à la vaisselle.
Le nettoyage des tables, des grills, des friteuses, des réfrigérateurs, c’est à l’utilisateur de l’assurer ! Quant à la tireuse à bière qui doit être nettoyée après chaque utilisation, hygiène oblige, c’est un autre problème et le comité s’en charge.

PHOTOCOPIES
Rappel : il est possible de faire des photocopies avec le matériel du comité.
Pour une grande série il est préférable de passer par un professionnel.

REUNIONS
Manifestations : généralement une réunion d’organisation est programmée
Vous pouvez participer à la manifestation mais pas à la réunion, merci de prévenir pour faciliter le travail des responsables de l’organisation.
Bien entendu, ce serait bien de participer au moins une fois à une activité.

INVENTAIRE DU MATERIEL
Les listes complètes de matériel sont présentées sur un fichier informatique.
Chaque année, nous supprimons le matériel recyclé et ajoutons le nouveau matériel.
A titre indicatif :
le matériel de la salle des fêtes est évalué à près de 13000€
Le matériel de la salle du comité à 25000 €
le matériel des boxes à 18000€,
le matériel de la salle des sociétés à 4000€
soit un total de 60000€ en Valeur à neuf

RELATIONS COMITE/COMMUNE
Roland Goujon a émis le vœu de ne plus être délégué commune-comité, considérant qu’un seul membre suffisait. Nous le remercions de poursuivre le travail au comité en tant que membre adhérent.
Jean Marc Frelih sera donc le délégué comité commune. Il s’occupera de la sono si la commune ou les écoles en ont besoin.
Il a pris également en charge le montage du parquet lors des jeux inter quartiers et du 14 juillet.

DIVERS - INFOS
Matériel location extérieur : le bureau a émis un avis favorable pour étendre les locations aux communes avoisinantes.
Le bureau se tient prêt à étudier toutes les propositions soit d’achats, soit de projets, en particulier pour les jeux inter quartiers.
Pour les jeux inter quartiers, une réunion de bureau aura lieu en mars. Les adhérents intéressés peuvent participer. De plus, un point sera fait début avril lors de la réunion d’organisation du vide grenier du 30 avril.

PROJETS D’ACHATS :
Plats, verres et torchons
Fabrication de caisses
Caisse à outils
Chapiteaux, bâches…
Chassis pour tables

Le président demande à Monsieur le Maire la permission d’installer un rack grillagée à l’extérieur du local du comité des fêtes afin d’entreposer les bouteilles de gaz et les plots pour lester les chapiteaux. Monsieur le Maire n’y voit pas d’objection et en parlera lors d’un conseil municipal.
Le président formule un vœu du bureau et demande à Monsieur le Maire d’étudier la possibilité d’obtenir un lieu par exemple un boxe pour entreposer la grande remorque avec le parquet ainsi que la remorque aménagée.

FASCICULE FNCOF
Le comité des fêtes a reçu de la Fédération Nationale des Comités et organisateurs de Festivités, un guide destiné à nous faciliter l’accès à l’information, aux textes de lois en vigueur et prodiguer des recommandations en matière d’hygiène et de sécurité alimentaire, de prévention et gestion de situation de crise (vigipirate), de mesure de sécurité lors de nos brocantes, etc… Bref un fascicule qui, si on le lit, donne la déprime. Le président transmet le document à la secrétaire.

INTERVENTION DE MONSIEUR LE MAIRE

Monsieur le Maire remercie Jean CHALUMEAU, lui rend hommage ainsi qu’aux membres du bureau, aux acteurs du comité des fêtes qui font vivre Longchamp. Rappel également sur la reconnaissance au niveau national de notre comité des fêtes qui s’est vu gratifié suite au concours « mon asso souffle ses bougies ».

Monsieur le Maire précise que le comité des fêtes est le facilitateur des associations de Longchamp qui souscrivent au comité.

Enfin Monsieur le Maire, indique que le comité des fêtes est géré comme un petite entreprise avec dynamisme, rigueur dans les comptes et que tous les investissements engagés participent à l’avenir de Longchamp.

QUESTIONS DIVERSES

Jacques PROFILLET rappelle que pour faire vivre le site du comité, il faut l’alimenter et le mettre à jour régulièrement. A cet effet, Jacques explique qu’il existe un pavé « commentaires » pour toutes les informations nouvelles à communiquer.

Avant de clore la séance, le Président indique que les sujets évoqués ce soir sont pour beaucoup des rappels avec mise au point en fonction du vécu.

Clôture de l’assemblée générale à 19h30 suivie d’un apéritif et d’un repas avec participation de tous les membres

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